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Smart Working: le competenze indispensabili.

  • Categoria dell'articolo:Smart Working

Dopo due anni di pandemia sappiamo bene quanto sia cambiata la vita di tutti noi. Sono cambiate anche le modalità di lavoro ed istruzione, così si sono diffusi strumenti come Zoom, Meet, Skype e parole come smart working, lavoro da remoto e didattica a distanza.

Chi lavora da casa ormai da qualche anno sa che può essere un grande vantaggio o uno svantaggio enorme, c’è chi amo lo smart working e chi lo odia, chi ha deciso di diventare freelance o nomade digitale e chi invece non vede l’ora di tornare in ufficio.

Ma ci sono competenze che aiutano chi per necessità o volontà lavora in smart working?

Certo, eccone 3 che possono davvero aiutarti a lavorare in smart working in maniera più semplice e più sicura.

  1. Condivisione e comunicazione: saper utilizzare strumenti di video chiamate e controllo remoto come Zoom, Meet, Teams e TeamViewer
  2. Project management: schedulare il lavoro con strumenti appositi come Trello, Asana e Google Calendar
  3. Sicurezza: conoscere i rischi informatici e saperli prevenire grazie al controllo e agli strumenti giusti

1. Condivisione e comunicazione: saper utilizzare strumenti di video chiamate e controllo remoto come Zoom, Meet, Teams e TeamViewer

lavorando da lontano è sempre necessario praticamente quotidianamente essere in contatto con clienti e collaboratori, colleghi e fornitori. Ma laddove la vecchia maniera del telefono non basta, perché magari si ha la necessità di fare una video chiamata o di condividere lo schermo con qualcuno, c’è bisogno di nuovi strumenti più performanti del buon vecchio telefono.

I più usati sono sicuramente

  • Zoom, che permette di effettuare video chiamate e condivisioni di schermo in maniera facilissima e anche il piano gratuito è super completo ed adatto a piccoli team
  • Meet, questo strumento di Google è molto simile a Zoom, per utilizzarlo gratuitamente basta collegarsi al sito, accedere al proprio account Google (quello che usi per le email di Gmail) e generare link per riunioni
  • Teams e Skype, due strumento di Microsoft che ti permettono di effettuare video chiamate e condivisioni di schermo
  • TeamViewer è uno strumento fantastico che ti permette di collegarti da remoto ad un altro computer (o di far collegare un’altra persona al tuo) che puoi utilizzare come se fosse davanti a te! È utilissimo se ti occupi (o hai bisogno) di assistenza per il tuo computer o per l’utilizzo di un software.

Come vedi sono tutti molto simili – almeno nelle funzionalità base e gratuite – puoi quindi provarli tutti e scegliere il tuo preferito o quello che il tuo team utilizza di solito.

2. Project management: schedulare il lavoro con strumenti appositi come Trello, Asana e Google Calendar

In realt questo consiglio vale anche per quando e se tornerai a lavorare in ufficio, ma ancora più utile durante lo smart working: avere tutto sott’occhio in un unico software.

Avere tutti i proprie task – e quelle degli altri – sott’occhio può davvero aiutarti a gestire il tuo lavoro in maniera più efficiente sfruttando anche meglio il tuo tempo per essere ed aumentare la produttività.

Strumenti come Trello, Asana e Jira ti danno la possibilità di schedulare le tue task e quelle dei tuoi collaboratori e colleghi (se sei il manager) grazie ad una facilissima struttura che può seguire anche framework di project management come Kanban o Scrum.

Google Calendar invece può aiutare a schedulare appuntamenti per chi non ha bisogno di gestire anche le task. Da questo strumento si possono inserire eventi in ogni ora del giorno ed invitare altri utenti inviando un invito.

È molto utile e soprattutto gratuito, ideale per una gestione semplice dell’agenda.

Ovviamente non esiste un software perfetto per schedulare appuntamenti e task, dovrai utilizzarli e scegliere quello che è più adatto a te, al tuo lavoro e alla tua attività.

3. Sicurezza: conoscere i rischi informatici e saperli prevenire grazie al controllo e agli strumenti giusti

Siamo abituati a pensare alla sicurezza tanto quella “classica” quanto quella informatica come una serie di operazioni atte ad innalzare delle mura attorno a quello che vogliamo proteggere per fa si che risulti più difficile possibile per i malintenzionati espletare le loro intenzioni.

Questo concetto poco rispecchia l’attuale stato delle cose in informatica dove soprattutto in caso di smart working il perimetro di sicurezza aziendale diventa sempre meno definito o addirittura sparisce completamente, è quindi necessario adottare un nuovo approccio alla sicurezza che non punti sul chiudere fuori i pericoli ma dal bloccarli o vanificarne le azioni anche quando questi sono dentro casa nostra.

Fortunatamente ci vengono in aiuto molte tecnologie e strumenti atti a crittografare i nostri dati e i dati della nostra connessione internet a renderci anonimi o quasi durante la navigazione sul web e a rilevare e bloccare in modo molto efficacie malware e minacce in tempo reale.

Vediamo allora alcuni strumenti che non dovrebbero mancare nel computer di un lavoratore remoto:

  • Crittografia del PC, assicurati di aver attivato il sistema di crittografia del tuo computer in modo che nel caso lo smarrissi o ti venisse sottratto i dati contenuti al suo interno sarebbero illeggibili, questo sistema infatti prevede l’adozione di un sistema di cifratura forte del disco rigido del computer che i cui dati potranno essere letti solo attraverso l’inserimento di una chiave (la tua password di accesso al dispositivo) questi sistemi come FileVault per i dispositivi Apple o BitLocker per i device Microsoft possono essere attivati direttamente dalle impostazioni del sistema operativo e ovviamente richiedono l’adozione di una password all’avvio del dispositivo
  • Password Manager come ad esempio Dashlane, ricordare le password è molto difficile questo porta a scegliere password corte e sempre simili tra loro, l’adozione di un password manager che custodirà per te le tue password e si occuperà di inserirle al posto tuo nel momento giusto ti permetterà di utilizzare password molto lunghe e complesse ma soprattutto tutte diverse tra loro, l’unica cosa che dovrai fare è ricordare la sola password del password manager stesso.
  • VPN, un sistema Virtual Private Network come ProtonVPN ti permette attraverso tecniche ti crittografia e tunneling di mantenere l’anonimato online e al contempo di crittografare tutti i dati in uscita dal tuo dispositivo in modo che se un malintenzionato intercettasse la tua connessione internet non potrebbe mai sapere da dove ti stai connettendo alla rete o cosa stai facendo su internet.
  • Antivirus con sistema EDR, come ultimo il più importante strumento per garantire la sicurezza del nostro dispositivo ovvero l’antivirus, meglio se di fascia premium e meglio ancora se dotato di sistema EDR (Endpoint Detection and Response) in grado di rilevare in tempo reale minacce, malware e attacchi e rispondere in modo del tutto autonomo e istantaneo. Se la vostra azienda lo prevede dovreste lavorare installando sempre l’antivirus aziendale che garantisce determinati standard minimi di conformità in fatto di prestazioni e crittografia dei dati.

Hai bisogno di imparare ad utilizzare correttamente uno o più strumenti tra quelli che ti ho descritto sopra, oppure uno che non è in questo articolo ma che è indispensabile per il tuo lavoro? Puoi cercare sul nostro catalogo dei corsi il corso adatto a te o puoi chiedere direttamente a noi un percorso specifico!

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